Grundsatz 6: dokumentieren, um zu bestehen

Die fünf vorangehenden Grundsätze haben eines gemeinsam: Sie sind nichts wert, wenn sie nicht dokumentiert sind. Eine Bank, welche die Herkunft der Mittel eines afrikanischen Kunden analysiert hat, ein Händler, der einen Intermediär geprüft hat, ein Berater, der eine politische Veränderung antizipiert hat, müssen dies Jahre später gegenüber einer schweizerischen oder ausländischen Behörde, einem Gericht, einer Revisionsstelle oder einem Journalisten beweisen können. Die in den Teilen H und I beschriebenen Fälle gingen für die betroffenen Unternehmen mangels Dokumentation verloren: mündlich durchgeführte Kontrollen, unbegründete Entscheide, Warnsignale, die ohne jede Aufzeichnung behandelt wurden. Die Dokumentation verwandelt Sorgfalt in Beweis, und es ist der Beweis, der vor dem Richter das Unternehmen, das trotz seiner Bemühungen versagt hat, von jenem unterscheidet, das gar nichts unternommen hat.

Die afrikanische Dokumentation hat ihre eigenen Besonderheiten. Register, Rechnungslegung und amtliche Entscheide der Herkunftsländer sind bisweilen unzugänglich, unvollständig oder unzuverlässig. Der Genfer Praktiker muss festhalten, wonach er gesucht hat, was er gefunden hat, was fehlte und wie er die Lücken geschlossen hat – durch alternative Quellen, Gespräche oder lokale Gutachten. Er muss die Unterlagen zudem während der vorgeschriebenen Frist aufbewahren, in der Schweiz zehn Jahre, und zwar in einer Form, welche die Behörden verwenden können. Teil J hat festgehalten, dass diese Unterlagen oft in mehreren Sprachen vorliegen. Ihre Übersetzung und Ablage gehören zu den Sorgfaltspflichten.

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